Apps Migration Tool

För de som vill lyfta in uppgifter från Outlook till Gmail finns verktyget Google Apps Migration for Microsoft Outlook som installeras på datorn med Outlook. Här kommer några erfarenheter när det används för att lyfta in kontakter och kalender från Outlook. De försiktiga börjar med en backup - det går bra att göra en med import/exportfunktionen för Outlook som beskrivs nedan. 

Kontakter

För kontakter är det bra vara medveten om att det inte går att ange specifika foldrar som kontakterna ska hämtas från. Alla kontakter som hittas kommer att hämtas - vilket innebär att arkivets kontakter och eventuella kopior läses in. Det blev många dubbletter vid första inläsningen till Gmail, den helt nyutkomna beta-funktionen för att återställa kontakter kom väl till pass.

Enklaste sättet att få en förutsägbar överföring var att använda exportfunktionen i Outlook, se skärmklipp nedan. Välj PST-format och peka ut kontaktfoldern i Outlook mailbox. Kör sedan Migration-verktyget och peka ut den nyligen sparade PST-filen.

För de som vill få ut en delmängd av kontakterna, ex de som är privata, finns ett enkelt alternativ. Starta Outlook, högerklicka på kontaktmappen och skapa en ny mapp som heter Privat. Utseende i Outlook 2010 enligt nedan - det är egentligen en undermapp till Kontakter.

Flytta sedan alla privata kontakter till mappen Privat, fungerar bra med drag-och-släpp.

Exportera sedan mappen Privat som en PST-fil.

När de privata kontakterna är importerade till Gmail via Migration-verktyget kan de tas bort från Outlook.

Kalender

För import av kalender är det allt eller inget som gäller för Migration-verktyget. Om det är önskvärt ta ut en den av kalenderposterna går det att göra samma knep som för kontakterna. Skapa en separat kalender och flytta över alla kalenderposter till den.

Använd sedan import/exportfunktionen i Outlook och exportera den nyskapade kalendern. Kör migreringsverktyget och läs in kalendern i Gmail. 

Eftersom kalenderposterna läses in i en separat kalender behövs ett steg till i Googles kalender. Gå till Inställningar, välj den nyskapade kalendern och exportera uppgifterna via Privat adress, ICAL. Då skapas en fil som kan importeras i standardkalendern via Inställningar - Kalendrar - Importera kalender. När det är gjort kan den speciella kalendern som skapades vid importen tas bort.