Privat och jobb

Många har idag mail, kalender och kontaktlista både på jobbet och hemma. Då är det naturligtvis önskvärt att jobbets datorer endast innehåller jobbrelaterad information och att man på hemmafronten endast har privat information. Telefonen används i regel både i jobbet och privat så där är det praktiskt om både jobb- och privatinformation syns i samma vy. Här kommer ett förslag på hur allt kan åstadkommas.

Förutsättningar:

• Jobbet kör Outlook / Exchange
• Hemma används Gmail via Google Apps eller Google Accounts.
• Telefonerna är av modell Android (2.1 eller senare) eller iPhone (IOS 4.0 eller senare)

För de som använt jobbets system till att lagra privat information så behöver mail, kalenderposter och kontakter exporteras ur Outlook och importeras i Gmail. Google Apps Migration for Microsoft Outlook bör vara bra för ändamålet, se också tidigare inlägg i ämnet. Den privata mailadressen behöver förstås förmedlas till alla vänner i detta fall. 

Återstår konfiguration av telefonen. Nedan finns en bild på vilken typ av konfiguration som kan användas i en iPhone resp. Android-telefon.

Några kommentarer:

• På Android-telefoner görs konfigurationen via Inställnigar, Datasynkronisering. På en iPhone via Inställningar, E-post, Kalender, Kontakter.
• Android-telefoner har separata mailapplikationer för Exchange (E-post) resp. Gmail (Gmail).
• När nya kontakter läggs in via telefonen behöver de hamna i rätt adressbok, dvs den privata eller jobbets. På Android-telefoner finns ett val när posten läggs upp. På iPhone måste först jobb eller privat väljas genom att motsvarande grupp väljs i kalenderapplikationen.
• Viktigt välja vilken kalender en ny kalenderpost ska hamna i - annars hamnar privat information i jobbkalendern och vice versa. Se mer om kalendrar i detta blogginlägg.
• Det finns flera sätt att koppla sig från telefonen mot Google Apps, ex. kan mail och kalender hanteras via Exchange-kopplingen och Google Sync. Dock finns risk att vissa egenskaper förloras. Gmail- och CalDAV-varianten fungerar bättre.
• För iPhone och kontakter mot Gmail används Exchange-konfigurationen - kom ihåg att endast aktivera kontakter då detta sätts upp. Se mer information om konfigurering här.
• Trots att både jobb- och privatinformation syns i kalendern så mixas inte informationen i systemen - telefonen ger helt enkelt en gemensam vy över vad som finns i respektive system.